Hannukaisten sukuseuran tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 16.11.2021.
Aikaisempi rekisteriseloste oli laadittu 22.3.2016 ja päivitetty 9.2.2018.
Rekisterinpitäjä: Hannukaisten sukuseura ry
Henkilötietojen käsittelijät
Sukututkimusrekisteri: Raimo Hannukainen, raimo.hannukainen@sppnet.fi
Jäsenrekisteri: Anne Hannukainen, anne.hannukainen@sppnet.fi
Käsittelyn tarkoitus
• Hannukaisten sukua koskevien suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin
• Hannukaisten suvun sukukirjan julkaiseminen
• Jäsenrekisterin ylläpitäminen
Käsittelyn oikeusperuste
• Sukututkimusrekisteri ja sukukirja: Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen (6. artikla, 1 f-kohta)
• Jäsenrekisteri: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6. artikla, 1 c- kohta)
Oikeutettu etu
• Sukututkimusrekisteri: Historiallinen tutkimus ja sivistykselliset perusoikeudet
• Sukukirjan julkaiseminen: Sananvapauden käyttäminen
Tahot, joille tietoja luovutetaan
• Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukukirjan käsikirjoituksen poh-ja-aineistoksi. Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan.
• Jäsenrekisteri: Elossa olevien rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään ainoastaan jäsenmaksun kantamiseksi ja sukuseuran viestintätarkoituksissa. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille henkilöille eikä muihin käyttötarkoituksiin.
Käsiteltävät henkilötiedot
• Sukututkimusrekisteri: Rekisteriin sisällytetään vain suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja ja henkilötunnuksia ei käsitellä. Henkilötiedot on saatu osaksi rekisteröidyiltä itseltään, osaksi viranomaisen henkilörekistereistä (lähinnä väestötietojärjestelmästä ja evankelis- luterilaisen kirkon kirkonkirjoista) sekä arkistoista ja painetuista lähteistä.
• Jäsenrekisteri: Yhdistyslain säätämät henkilötiedot (jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus). Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimusrekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Jasenrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.
Käsittelyn turvatoimet
Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietoturvan mm. suojaamalla tiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta ja häviämiseltä. Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, joilla on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä pitää tietojärjestelmänsä jatkuvasti ajan tasalla ja tietoturvallisina sekä huolehtii varmuuskopioista. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.
Rekisteröidyn oikeudet
• Oikeus saada tieto omien henkilötietojensa käsittelystä
• Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa
• Oikeus pyytää oman henkilötietonsa oikaisemista tai poistamista
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään
• Oikeus tehdä käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle